「営業報告の仕方が分からない…」上司に上手く報告するには?【営業お悩み相談事例】

営業報告の仕方

『営業報告の仕方が分からない…』
『話が分かりにくいと言われる…』

今回は、こんな方が対象です!

ぐり

こんにちは!
以前は「話が長い」
とよく言われていた
ぐり (@guri_makenai) です^ ^

今回は、営業報告をする際に、
上司から「分かりにくい」
と言われてしまうという
ご相談者様のお悩みにお答えします!

上司に営業活動の進捗報告を上手に伝えられません。

  • 内容が伝わってこない
  • 内容が分かりにくい
  • 質問に対して返答が的を得ていない

などと言われることが多いです。

結論を先に言ってみたりしますが、
上手くいきません。

伝えようと思うと気負ってしまい、
余計に何を言っているか分からなくなります。

原因は、2つあると思っています。

1つ目は、伝えるべき内容を
理解できていないことです。

報告時に質問されて疑問が生じると、
自分の言葉に自身が持てなくなり、
物事を伝えられません。

2つ目は、正確に伝えようと思い、
様々な情報を入れてしまうことです。

細かく説明しているうちに、
色んな方向に話が飛んでしまうことがあります。

営業報告の際に必要な考え方とスキルとは?

ご相談者様のお悩みを分析すると、
営業報告には、大きく分けて
2つの問題が混在しているように思います。

そこで問題を分解し、

  • 営業報告の考え方の問題
  • 営業報告の伝え方の問題

の2つに分けて考えてみます。

営業報告の考え方の問題

営業報告の”考え方”が間違っていると、
内容がよく分からないものになり、
どんなに上手い伝え方をしても、
良い営業報告にはなりません。

ここでは、

  • 営業報告の目的
  • 目的から導かれる
    理想的な営業報告の内容
  • ご相談者様の営業報告の問題点

という視点で分析してみます。

営業報告の目的

そもそも営業報告って
何のためにやるのでしょうか?

大きく2つの目的があります。

  • 個々の営業活動を社内に共有
  • 振り返りによる営業活動の改善

社内に共有するのは、
お客様の反応や声を商品開発、改善、
マーケティングなどの諸々の仕事に
活かす意味合いがあります。

また、営業活動を上司や他の営業に
見てもらったり、自分で振り返る事で
営業活動の改善を図る事ができます。

もちろん、営業職”個人”としては、
営業活動の改善という目的
が重要になってきます。

なお、私は、こういった『そもそも論』
みたいなのを大事にしています。

参考:凡人でも結果を残せる!
営業のための自己啓発
【超厳選おすすめ本リスト付き】

目的から導かれる理想的な営業報告の内容

では、理想的な営業報告の内容とは、
一体どのようなものでしょうか?

以上の2つの目的からすると、

  • 営業活動の客観的な”事実”
    が反映されていること
  • その”事実”や”意見”が要約されていること
  • お客様の”生”の反応や声があること
  • お客様の”見込み度”が分かること
  • 担当営業以外の人でも、
    それを読めば(聞けば)
    その営業活動を”評価”できること
  • 担当営業自身による”評価”があること
    (今後の営業方針も示されている)

大体この辺りの項目が入っていれば、
目的を達成できるはずです。

また、現実的な要請として、

  • 営業報告それ自体が、
    営業業務の負担にならないこと
    (報告書作成に時間をかけすぎない)

は意識すべき点でしょう
(本末転倒になるため)。

ご相談者様の営業報告の問題点

ご相談者様の言葉の中で、
私が引っかかったのが、

正確に伝えようと思い、
様々な情報を入れてしまうことです。

細かく説明しているうちに、
色んな方向に話が飛んでしまうことがあります。

報告時に質問されて疑問が生じると、
自分の言葉に自身が持てなくなり、
物事を伝えられません。

という部分です。

まず、”様々な情報を入れてしまう”
“細かく説明しているうちに、
色んな方向に話が飛んでしまう”
との事なので、おそらく、
“要約”されていない点が1つ。

報告とはいっても、
営業活動の全てをこと細かく
伝えるのはそもそも不可能です。

上司に伝える際には、
要点を絞って報告する必要があります。

もう1つは、
“自分の言葉に自身が持てなくなり”
との事なので、おそらく、
ご相談者様ご自身による営業活動の
“評価”ないし”考え”がなさそうな点です
(考えてないから自信も持てない)。

端的に言って、
上司が部下から知りたいと思うのは、
営業活動を通して、担当営業自身が、
今後どんな営業方針でのぞもうと
“考えたのか?”
です。

例えば、
「お客様は…と仰っていました」
だけでは報告とは言えません。

「おそらく…のニーズがあるので、
次回、〇〇と一緒に提案してみます」

と自分の意見を述べて初めて、
意味のある良い報告になります。

そのように具体的に考えた報告なら、
例えその考え方が粗削りであっても、
上司はアドバイスしやすいですし、
上司と意見を擦り合わせることで
営業活動の質を上げることもできます。

これらは、日報はもちろん、
月報でも当てはまります。

新人営業の方でよくありそうな、

「今月は未達でした。
誠に申し訳ございません」

という月報の問題点は、
これまでの解説で分かるはずです。

営業報告の伝え方の問題

いくら営業報告の内容が良くても、
伝え方に問題があると、
せっかくの内容が台無しです。

伝え方には型がある~ピラミッドストラクチャーを意識しろ!

伝え方には型があります。

決して難しいものではなく、
誰でも練習すれば、
できるようになります。

それは、ピラミッドストラクチャー
と呼ばれている型です。

これは、
主張・結論・意見を頂点とし、
その下に根拠・理由・原因を並べる
ピラミッド型の論理の組み立て方
です。

図でいうと、以下のようになります。

ピラミッドストラクチャーの図

出典:『1分で話せ~世界のトップが絶賛した大事なことだけシンプルに伝える技術』

根拠・理由・原因の下には、必要に応じて、
具体例や事実を並べる事もあります。

このように伝える事で、
話の論理構造が分かりやすくなり、
相手の脳への負担を減らせます。

例えば、「私は、こう思います」

「理由は、これとこれとこれです」

「そうか、分かった」

こんな感じでスムーズに
やり取りができるようになります。

ご相談者様の営業報告の例

結論を先に言ってみたりしますが、
上手くいきません。

との事なので、
結論を先に示す点はバッチリです。

また、

原因は、2つあると思っています。

1つ目は、伝えるべき内容を
理解できていないことです。

2つ目は、…。

という部分は、
まさに根拠・理由・原因を
ピラミッド型で伝えているので、
営業報告でもできていれば大丈夫です。

ただ上述のように、
ご相談者様ご自身による
“評価”ないし”意見”がないため、
型には当てはまってはいるけど、
営業報告の考え方、内容に
問題があるケースになります。

この点自体は、ご相談者様も
伝えるべき内容を理解できていない
と問題点を把握されていたので、
全体としてはやや惜しい、
と言ったところでしょうか。

このような場合は、上述のように、
営業報告の”目的”を考えれば、
その適切な内容を自分で
導き出せるようになります。

まとめ

  • 営業報告の際に必要な考え方は、
    目的から考えること
  • 営業報告の際に必須のスキルは、
    ピラミッド型の伝え方
  • ピラミッド型の伝え方は、
    まず主張・結論・意見を伝え、
    その後に根拠・理由・原因を伝え、
    さらに、必要に応じて、
    その後に具体例や事実を並べる

今回は以上です。

営業で行き詰まっている方は、
営業お悩み相談室をのぞいて見て下さい!

本日もお疲れ様でした^^

当ブログが初めての方へ

ぐり

当ブログでは、

  • 名の知れないベンチャー企業で2年連続2億円を売り上げた営業ノウハウ、思考
  • 起業スクールで学んだ知識、思考
  • 700冊以上の読書で得た知識、思考

を公開しています。

そして、これらを元にして、今後も”個人”が”負けずに”(=仕事を奪われずに)生き残る人生戦略を発信しています。

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です